Life Balance新手入門前言Life Balance是一套非常棒的Palm軟體 他最大的效用在於提昇你的辦事效率 Life Balance新手入門 - 趣味新聞網

發表日期 2006-08-19T08:44:44+08:00

     Life Balance新手入門
前言
Life Balance是一套非常棒的Palm軟體，他最大的效用在於提昇你的辦事效率，讓你在有限的時間內完成最多的任務，除此之外，更讓你在工作、傢庭、健康及休閑等你設定的人生目標中取得平衡，但他充滿哲理而復雜的使用方式常讓入門者感到睏難，最後竟放棄使用這麼好的軟體。有鑑與此，筆者就興起瞭寫篇Life Balance新手入門教學的念頭，幫助想學Life Balance的人早一點進入狀況，並體驗它的奧妙。因為本新手入門是完全針對新手(沒使用過、不會使用)立場而寫的，建議大傢手拿著機子，一麵看本入門教學，一麵立即實地操作，可以讓你更快進入狀況。

使用邏輯介紹
初看Life Balance這套軟體，很多人一開始常讓人摸不著頭緒，更不知如何下手應用，追本溯源就在於新手不瞭解此軟體的運作方式及其邏輯，在此筆者就先做個簡單的邏輯介紹，幫助你盡快登堂入室！
A.在我們的一生中總有許多希望目標想達成，例如工作(Work)、傢庭(Home)、健康(Heath)及休閑(Leisure)等，而達成上述的目標則有賴我們一點一滴地付齣心力(Effort)去完成，而我們要付齣心力去作的事就稱之為任務(Task)。一個目標的實現需要許多做任務，一個長久而大的任務又可以細分為許多次任務(Subtask)，再細分為次次任務…….，你可以在大綱(Outline)裏麵檢視所有的任務(詳圖1)，而這些任務等待著我們去做，我們可通稱其為待辦事項(To Do List)。
B.麵對那麼多要做的待辦事項，哪一項要先做、哪一項可以稍後再做纔是最有效率的、可以最節省你的時間，其優先順序取決下列四要素：
1.地點(Places)
你身在何處就做完那個地點要做的事，就無須再跑第二趟，再來附近的事情也可以一併辦妥。
2.時間、時段(Time、Hours)
除適時的提醒你去辦事外，也隻有在辦事地點的營業時間內纔提醒你，免得你在人傢打烊的時間到瞭纔去辦，又是白跑一趟。
3.重要性(Importance)
重要的事情提醒你先做，不重要的是情就慢慢來嘍！
4耗費心力付齣(Effort)的程度
唾手可得的事情先做，像立誌當總統、登陸月球抓玉兔的高難度事情就慢一點做！
C. Life Balance 會依據上述四要素自動算齣你的最優先的待辦事項，依優先順序由上往下排列，來提醒你什麼要先做、什麼要後做 (詳圖2)。
D.當你完成待辦事項、任務時，Life Balance會將你已完成的任務(所投入的心力)依據其歸屬在大綱中的主要目標，記入平衡(Balance)中的圓餅圖(詳圖3)，讓你訂定的目標(Desired)與實際(Actual)的做比較，看看是否太專注於工作而忽略瞭傢庭、忘瞭多休閑一下，而藉以檢視你的人生(Life)是否平衡(Balance)。
圖1    圖2    圖3

地點資料建立
繼Life Balance邏輯簡介後，我想大傢對其應有初步的瞭解，而接下來所要談的部份就是Life Balance的運作核心之一地點(Places)資料庫的建立。Life Balance有彆於其他行事曆及待辦事項軟體(例如：ActionName、DateBK4)而極為特殊的一點，就是以地點(Places)來作為區分、管理待辦事項(To Do)的依據，也就是說，當你身處於A地，Life Balance他就顯示齣在A地所有最需要待辦的一些事，當你再到B地時，他就顯示齣在B地所有最需要待辦的一些事，若你在傢尚未齣門而想知道所有要做的事，你就可以點選所有地點(All Places)來知悉所有的待辦事項，如此一來無形中就可以提昇你的辦事效率，不會重復多跑幾個辦事地點。
而為瞭我們未來在輸入任務(Task)內容時，可以用三角箭頭下拉而輕易選取各個執行任務、待辦事項的地點(詳圖4)，所以筆者個人覺得使用Life Balance軟體前最好先建立地點的資料庫，用Step by Step的方式說明如下：
A.首先我們先點選主畫麵右上角的圓圈來進入地點畫麵(詳圖5)，按下新增鈕(New)隨之進入下一畫麵地點細節-涵蓋(Place Details-Includes)，再點選時段設定(Hours)標簽來設定地點每週的營業時間，左邊是設定星期幾，中間是設定每天開始營業時間，右邊是設定每天打烊時間，運用左右箭頭來調時間。舉例而言：若你辦事的地點是銀行(Bank) (詳圖6)，週六及週日營業時間就要設定關閉(Closed)，週一到週五設定開始營業時間為9:00am，打烊時間為3:30pm；若你辦事的地點是傢裏，那麼週一到週日的時間就要設定為整日(All day)。
圖4    圖5    圖6

B.依上述方法來設定你固定、常去辦事(無論是工作或休閑)的地點，而當有兩個地點非常接近時，順道去辦一下可能是較有效率的，所以地點細節裏亦有一個涵蓋設定(Includes)功能，舉例而言：若你要去的地點是銀行(Bank)，而旁邊或順道會經過洗衣店(Dry Cleaners)及雜貨店(Grocery Store)，那你就可以用”+”符號來使商店街涵蓋洗衣店及雜貨店(詳圖7)，如此一來，當你選擇要去銀行辦事時，Life Balance就會自動將你要去洗衣店及雜貨店所要辦的事一併列齣來提醒你，以節省時間而提高辦事效率。
C.另一個附註(Notes)標簽則是用來輸入備忘事項(詳圖8)，以提醒到此地點時要注意些什麼事，例如：到萬客隆量販店要帶會員卡，去台塑王品牛排要先預約等，此功能與一般軟體的Notes功能一樣，就無須多再贅言。
圖7    圖8

大綱畫麵操作
繼地點資料建立簡介後，繼續所要談的部份就是Life Balance的主要核心”任務”(Task)的建立與設定，因為此部份極為繁瑣，卻為本新手入門連載的精華所在，所以會花較長的篇幅來介紹他。
A.目標及其任務的建立
首先，點選主畫麵右上方左邊第一個選項來進入大綱(Outline)畫麵，預設的主要目標有工作(Work)、傢庭(Home)、健康(Heath)及休閑(Leisure)等四項，當然你也可以按平階新增鈕(左下第一個鈕)來新增其他目標，例如愛情、學習及投資等。若你要新增主要目標的任務，你也可以按下階新增鈕(左下第二個鈕)來新增任務，例如：工作(Work)目標的任務是完成X作業，而要完成X作業則有賴於Y及Z作業的完成，你可以將觸控筆點選在工作(Work)目標上(齣現閃爍的遊標)，然後按下階新增鈕(齣現反白新任務(New Task)文字)，將反白文字改為X作業，同此方法，點觸在X作業上(齣現閃爍的遊標)，按下階新增鈕來建立Y作業，而建立與Y作業同階的Z作業，則由按平階新增鈕來完成，因此我們可知任務前有三角箭頭者，其下必有次任務(subtask)可供展開(詳圖9)。
B.目標及其任務的移動
當你覺得目標的任務歸屬錯誤(例如：Z作業被歸屬在休閑目標下)，可以將觸控筆點觸在Z作業上(齣現閃爍的遊標)，然後拖曳到工作目標下。若想提昇或降階Y作業層級，亦隻要嚮左或嚮右拖曳即可。
C.目標及其任務的復製
若你想復製同階的任務(文字敘述、條件一樣)時，將觸控筆點觸在任務上(齣現閃爍的遊標)，下拉選單(Menu)/任務(Task)/復製(Duplicate) (詳圖10)，即可復製一模一樣的任務。
圖9    圖10

D.目標及其任務的刪除
任務的刪除有兩個方法，一個是將觸控筆點觸在任務上(齣現閃爍的遊標)，下拉選單(Menu)/任務(Task)/刪除(Delete)，即可刪除任務。另一個方法就是按任務細節鈕(右下鈕)進入下一個畫麵再按刪除(Delete)。
E.目標及其任務全部展開及收縮
若你想清理畫麵隻剩下主要目標或想檢視目標的全部任務，你可以下拉選單(Menu)/任務(Task)/全部收縮(Collapse All)或全部展開(Expand All)，來收縮及展開任務。

任務的建立與設定
此外也許有人可能會問，大任務要拆分為小任務，小任務要拆分為小小任務等，那任務究竟要拆分到多細纔好呢？筆者想應該完全依個人的需求為準，不過在此建議一個參考標準「若完成一個任務會花費超過一個下午的時間，你就應該考慮將它拆開成更細的任務」，以上可供你細分任務時參考。再來要談任務(Task)的建立及其每一個標簽(Tab)的功能介紹，這是Life Balance最復雜的地方，卻也是其核心所在。
首先，點選主畫麵右上方左邊第一個選項來進入大綱(Outline)畫麵，點觸畫麵下方的新增鈕(New)，隨之齣現反白的新任務(New Task) (詳圖11)，在點觸右下的細節鈕(Detail)，隨之進入下一個任務細節畫麵(詳圖12)，畫麵上方的虛綫處就是讓你輸入任務的簡述(建議：越短越好，文字最好不要超過兩行，文字超過兩行則會有當機之虞)，輸入完任務簡述後，現在就針對下方的每一個標簽功能略述如下：
A.一般(General) (詳圖13)
在畫麵中有一條滑桿(slider)，這是讓你設定任務的重要性(Importance)，在最右邊是重要性最高的，在最左邊是不具重要性的(強烈建議：不要設在最左邊)，重要性越高，Life Balance就會將此任務設定為優先任務，顯示任務在待辦事項的上方(詳圖二)，善用此項設定纔能發揮Life Balance奧妙的功能。下麵的地點(Place)下拉選單則是讓你選擇執行此任務的地點，地點之相關功能、設定，請詳前述地點資料建立說明。
圖11    圖12    圖13

B.時間(Time) (詳圖14)
任務發生(Happens)的頻率、依據，可分為一次(Once)、規律性(Routinely)、依到期日(By due date)及依行事曆(By Date Book)等四類，而由上述四項分類會再延伸齣不同的細部設定，茲將四項分類設定及依序完成次任務(Complete subtasks in order)勾選框功能詳述如下：
a.一次(Once) (詳圖15)
你可以完全依字麵上來看，就是此任務隻做一次而不會再重覆，例如買輛車及結婚等隻會做一次的事，你就可以設定為此選項。
b.規律性(Routinely) (詳圖16)
你也可以完全依字麵上來看，就是此任務是有規律地重覆發生，例如保險業務員每月定期到客戶那裏收取保費，你就可以設定發生頻率為規律性/每1月，而前置時間(Lead time)則是設定你完成此任務所需時間，同上保險業務員例子，到瞭客戶那裏收保費，常常須要和客戶哈啦打屁1小時纔可以收到保費，那就將前置時間設為每1小時。而若有指定特殊的日期，建議就採用以下的兩種模式較為妥當。
圖14    圖15    圖16

c.依到期日(By due date) (詳圖17)
你必須要設定任務須完成的期限時間是幾月幾日、幾時幾分，例如十一月二十九日下午六點要買生日禮物送人，到三商百貨買禮物大約需要逛30分鍾，則日期、時間設定為十一月二十九日下午六點，前置時間設定為30分鍾，則在越接近十一月二十九日下午五點30分時，買生日禮物的任務將自動逐漸提昇重要性，而成為你的優先待辦事項。
d.依行事曆(By Date Book) (詳圖18)
在選擇依據行事曆選項中，若你原本記在行事曆中的事件是設定重復發生(repeat)，則下次(Next)選單旁會齣現下次行程時間，若沒有設定重復發生的事件，則隻會齣現未在行事曆裏(Not in Date Book)字眼。下麵的行事曆(Date Book)旁有兩個按鈕，按增加(Add)鈕後會齣現另一個視窗來選填日期及時間(詳圖18)，增加完成後，此任務將會同時顯示在你的其他行事曆應用程式上(例如：ActionName或內建的Date Book)藉以提醒你。按另一個開啓(Open)鈕後則立即進入你的其他行事曆應用程式上(例如：ActionName或內建的Date Book)。前置時間設定則一樣同上所述，就不再贅言瞭。
圖17    圖18    圖19

e.依序完成次任務(Complete subtasks in order)
簡單舉例來說最清楚，K任務項下有兩個平階任務X及Y(X在Y之上)，而X又有下階次任務(subtask)Z。(詳圖20)
K 任務
---X 任務
---------Z 任務
---Y 任務
若你勾選K任務依序完成次任務勾選框的話，則隻有Z 次任務完成(連帶X 任務完成)時，Y 任務纔會齣現在待辦事項中，此功能適用於非得先將Z 任務完成之後，否則你無法做Y 任務時所做的控管，對於一般任務，建議不要勾選。
C.心力付齣(Effort) (詳圖21)
本項標簽是要設定你估計完成此任務所需耗費的心力付齣值(Effort)，換句話說，就是任務的睏難度，他與上述設定重要性(Importance)的邏輯是很相似的，唯截然不同的是心力付齣值越低，Life Balance反而會將任務設定為優先任務。其結果導緻簡單的任務先做，睏難的任務後續再做，所以有人強烈地提醒Life Balance使用者，本軟體不宜做專案管理，以免誤瞭時效性，其原因就在於此。然避開有時效性的專案管理而隻做一般生活、工作的效率提昇，Life Balance就真是Palm user的唯一選擇。
D.附註(Note)
另一個附註(Note)標簽則是用來輸入備忘事項，以提醒此任務要注意些什麼事，此功能與一般軟體的Note功能一樣，就無須多再贅言，唯須注意的是，任務的附註與地點的附註是不同的。
圖20    圖21

下拉選單及偏好設定
經過前麵任務的細部設定介紹後，想必大傢對Life Balance任務的基本操作應有一定程度的瞭解，接下來要談的是下拉選單及偏好設定：
A.下拉選單(Menu)
基本上筆者並不會每一項都介紹，隻會挑一些重要、特殊的來談，而以往已經介紹過的、其他與一般Palm軟體相同基本功能的，筆者就不再贅言瞭。(以下各項是點觸手寫區左邊下麵的下拉選單來進行)
a.在大綱畫麵/任務(Task)/連結行事曆(Link with Date Book) (詳圖22)
此功能是針對已經存在行事曆的約會或事件，你若想要將它連結到Life Balance裏(方嚮：從行事曆連結到Life Balance)，就可以選用此選項。而若是新的任務要與行事曆連結(方嚮：從Life Balance連結到行事曆)，就可以在新增任務時的時間(Time)標簽中，發生選項中選擇依行事曆(By Date Book)即可，操作說明請詳前述任務設定。
b.在大綱畫麵/任務(Task)/容許再匯齣(Allow re-export)
一般而言，假如任務被匯齣到內建的待辦事項一次，它就無法再匯齣第二次，就算任務已被從內建的待辦事項所刪除也一樣。此此功能容許這個任務及其次任務在下次更新時可被再匯齣，所以隻要任務還在Life Balance裏，你就可以挽救因不小心而刪除的任務。
c.在大綱畫麵/選項(Options)/電話搜尋(Phone Lookup) (詳圖23)
完全依據字麵上的意義，進入通訊錄中搜查你要的人名、電話相關資訊。
d.在待辦事項畫麵
這個畫麵的下拉選單沒什麼特殊值的再介紹的，但補充此待辦事項畫麵以前少介紹的功能-更新(Update)鈕(詳圖2)，就是當你選定不同、新的地點或是變換右上角營業時間時，彆忘瞭要再按一次更新鈕，Life Balance纔會依你的地點彆來更新顯示優先的待辦事項。
e.在平衡畫麵/任務(Task)/重置圓餅圖切麵(Reset pie slices)(詳圖24)
若你發現預期的的圓餅圖畫分不平均，你就可以用此功能將Life Balance圓餅圖切片所代錶的目標均勻畫分，平衡你的人生目標。
圖22    圖23    圖24

B.偏好設定(Preferences)
這個功能有些許的復雜，所以我們還是一項一項地來介紹進入偏好設定後的每一個設定。
a.起動(Startup) (詳圖25)
此項是設定你每次使用Life Balance軟體時，齣現的第一個畫麵，隨個人需要而定。
b.行事曆(Date Book) (詳圖26)
此項設定是選擇當你任務發生依據、頻率是依據行事曆時，按開啓鈕時連結到那一個行事曆軟體之用，要注意的是你選擇的軟體必須是行事曆相關的軟體。
c.平衡(Balance) (詳圖27)
此為設定完成任務多少天後，Life Balance纔將它記入圓餅圖的切片比例，若你設定的天數越大，實際的圓餅圖變化速度就越慢。而下麵的滑桿(slider)則是用來調整你待辦事項及幫助平衡你預期圓餅圖比例的力道(effort)。
圖25    圖26    圖27

d.任務(Tasks) (詳圖28)
此畫麵第一個勾選框為顯示前置時間圖示(Show lead time icons)，也就是沙漏圖示，沙漏齣現而尚未漏完之圖示代錶已屆臨前置時間而未過期時，沙漏漏完代錶已過期瞭(彩色機子另有不同顔色提示，綠色代錶尚於前置時間前，黃色代錶前置時間內，紅色則代錶逾期瞭)。下麵的顯示附註圖示(Show Note icons)及任務預設的重要性(Default importance of tasks)，看字麵意思就可瞭解，不再贅言瞭。
e.待辦事項匯入(To Do List import) (詳圖29)
簡單的說就是將內建待辦事項程式中的待辦事項復製一份到Life Balance的待辦事項裏，你必須先打勾勾選框後纔會有後續選項，其後選框有匯入已完成的任務(Import completed tasks)及允許刪除任務(Allow deletion of tasks)，筆者隻挑到地點(into Place)及到欄頁(into Section)選單介紹，到地點是指其他行事曆軟體或內建To Do List的待辦(To Do)分類匯入依地點彆作區分，而到欄頁是指待辦事項要匯入到大綱中的那一個目標或任務裏。(詳圖30)
圖28    圖29    圖30

f.待辦事項匯齣(To Do List export) (詳圖31)
此功能剛好與前述待辦事項匯入相反，就是將Life Balance的任務依地點彆匯齣到其他程式(如ActionName或內建的To Do List等)的待辦事項，而匯齣到那一種類型的待辦事項亦有選單可供你選擇。
圖31

後語
在本篇文章的前言中，筆者曾提Life Balance是套充滿哲理而復雜的軟體，是不容易一下子就體會他的好處與奧妙所在，非得經過親自一點一滴地使用過後纔能夠心領神會，所以經上述Step by Step簡易的教學引領各位入門後，體會及運用Life Balance的修行就在個人瞭！目前筆者與一些同好在奇摩傢族成立一個「Life Balance使用者俱樂部」，如果各位在使用上有何問題或心得，都歡迎你到俱樂部中詢問或發錶，我們將盡力為各位解答，若各位對其軟體的英文介麵不習慣的話，俱樂部中亦有中文化外掛檔可供下載，期待我們一同來分享使用Life Balance的樂趣。

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